Urząd Gminy w Rogowie Biuletyn Informacji Publicznej

Rogów, dnia 8.05.2019 r.

Znak sprawy: OKS.271.01.2019

Zapytanie ofertowe

(dotyczy zamówienia na promocję projektu)

I.          ZAMAWIAJĄCY

Gmina Rogów

ul. Żeromskiego 23, 95-063 Rogów

tel. 46-874 80 12, fax 46-874 80 86                                             

sekretariat@rogow.eu        www.rogow.eu 

II.         TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO:

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2018,  poz. 1986 ze zm.)

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie kampanii promocyjnej w ramach projektu  
   pn. „Budowa budynku administracyjnego w Rogowie”, która obejmuje:

1)    organizację 2 konferencji,

2)    organizację 2 eventów,

3)    przygotowanie i publikacja  1 artykułu w prasie branżowej na zakończenie projektu,

4)    prezentacje w budynku dla mieszkańców Gminy,

1. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności:

1)    organizacja dwóch konferencji:

Wykonawca zorganizuje dwie konferencje, przy czym pierwsza konferencja odbędzie się w okresie lipiec 2019 r., natomiast druga zostanie zorganizowana na zakończenie projektu (sierpień 2019 r.).

I KONFERENCJA

Zadaniem Wykonawcy będzie zorganizowanie jednodniowej konferencji dla max. 100 osób,  w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, z udziałem zaproszonych prelegentów, gości, dziennikarzy, mieszkańców. Salę na terenie gminy Rogów, wyposażoną w sprzęt niezbędny do przeprowadzenia konferencji (nagłośnienie, projektor, ekran) zapewnia Zamawiający.

• Do zadań Wykonawcy będzie należało:

-         wykonanie i rozesłanie pocztą tradycyjną zaproszeń w ilości 60 sztuk (bazę z adresami przekaże Zamawiający),

-         wykonanie i rozesłanie drogą elektroniczną zaproszeń w ilości 100 sztuk (bazę z adresami przekaże Zamawiający),

-         prowadzenie elektronicznej bazy zarejestrowanych uczestników konferencji,

-         przygotowanie, obsługa recepcji i rejestracja uczestników w dniu konferencji,

-         opracowanie i wydruk informacji dla uczestników, obejmujących:

• program konferencji,
• informacje o Projekcie,

-         poprowadzenie spotkania,

-         zapewnienie udziału co najmniej 3 prelegentów (specjalistów budownictwa pasywnego lub OZE),

-         przygotowanie spójnej szaty graficznej dla prezentacji,

-         zapewnienie cateringu uczestnikom uroczystości: jednorazowa przerwa kawowa (kawa, herbata, soki, woda gazowana i niegazowana, ciastka) oraz lunch bufetowy: zupa (jeden rodzaj), 2 rodzaje dania głównego (w tym jedno danie wegetariańskie), deser, napoje). Nie dopuszcza się stosowania naczyń jednorazowych.

II KONFERENCJA

Zadaniem Wykonawcy będzie zorganizowanie jednodniowej konferencji dla max. 60 osób, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, z udziałem zaproszonych prelegentów, gości, dziennikarzy, mieszkańców. Konferencja odbędzie się z wykorzystaniem oddanej do użytku inwestycji i będzie dotyczyła zakończenia budowy budynku pasywnego oraz uroczystego otwarcia.

• Do zadań Wykonawcy będzie należało:

-         wykonanie i rozesłanie pocztą tradycyjną oraz drogą elektroniczną zaproszeń w ilości 50 sztuk (bazę z adresami przekaże Zamawiający),

-         prowadzenie elektronicznej bazy zarejestrowanych uczestników konferencji,

-         przygotowanie, obsługa recepcji i rejestracja uczestników w dniu konferencji,

-         opracowanie i wydruk programu dla uczestników konferencji,

-         poprowadzenie spotkania,

-         zapewnienie udziału 1 - 2 prelegentów,

-         zapewnienie sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia konferencji (nagłośnienie),

-         zapewnienie cateringu uczestnikom uroczystości: jednorazowa przerwa kawowa (kawa, herbata, soki, woda gazowana i niegazowana, ciastka) oraz lunch bufetowy: zupa (jeden rodzaj), 2 rodzaje dania głównego (w tym jedno danie wegetariańskie), deser, napoje. Nie dopuszcza się stosowania naczyń jednorazowych.

2)    organizacja dwóch eventów:

Wykonawca zorganizuje 2 eventy dla mieszkańców z terenu gminy Rogów oraz gmin sąsiednich. Pierwszy event odbędzie się w lipcu 2019 r. natomiast drugi w sierpniu 2019 r. na zakończenie projektu.

I EVENT – KONCERT:

Wykonawca zorganizuje koncert z towarzyszącymi mu dodatkowymi atrakcjami w obiekcie na terenie Gminy Rogów. Miejsce na organizację eventu wraz z niezbędnym wyposażeniem technicznym zapewnia Zamawiający.

• Do zadań Wykonawcy będzie należało:

-         zapewnienie artysty / zespołu - minimalny czas występu: 60 min.

-         zapewnienie dodatkowych atrakcji towarzyszących,

-         zapewnienie prowadzącego wydarzenie,

-         przygotowanie oraz dystrybucja zaproszeń i plakatów na terenie Gminy Rogów i gmin sąsiednich,

-         przygotowanie poczęstunku - kawa, herbata, soki, woda gazowana i niegazowana, ciastka (min. 3 rodzaje), owoce (min. 3 rodzaje).

UWAGA!!!

Przed podpisaniem umowy Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, przedstawi propozycję 3 artystów/zespołów. Zamawiający wybierze jeden z nich. Jeżeli żaden z przedstawionych przez Wykonawcę artystów, nie będzie spełniał wymagań Zamawiającego, Wykonawca przedstawi propozycję kolejnych 3 artystów/zespołów, z których jeden wystąpi na Koncercie.

II EVENT:

Wykonawca zorganizuje wydarzenie na terenie wybudowanego obiektu (w plenerze).

• Do zadań Wykonawcy będzie należało:

-         zapewnienie osób, które będą oprowadzać gości po obiekcie,

-         zapewnienie artysty / zespołu, minimalny czas występu: 30 min.,

-         zapewnienie sprzętu technicznego niezbędnego do przeprowadzenia koncertu oraz pozostałych aktywności,

-         zapewnienie innych atrakcji w uzgodnieniu z Zamawiającym,

-         zapewnienie prowadzącego wydarzenie,

-         przygotowanie oraz dystrybucja zaproszeń i plakatów w szkołach na terenie Gminy Rogów i gmin sąsiednich,

-         przygotowanie poczęstunku - kawa, herbata, soki, woda gazowana i niegazowana, ciastka (min. 3 rodzaje), owoce (min. 3 rodzaje).

3)    przygotowanie i publikacja  jednego artykułu na zakończenie projektu w prasie branżowej (nowoczesne budownictwo,  OZE, ochrona środowiska itp.) Artykuł o objętości minimum 1/2 strony, na stronach redakcyjnych, w kolorze.

• Do zadań Wykonawcy będzie należało:

-         zebranie materiałów merytorycznych do opracowania publikacji,

-         opracowanie i projekt graficzny publikacji (w tym minimum 1 zdjęcie z realizacji projektu),

-         przekazanie do akceptacji Zamawiającemu,

-         przygotowanie do druku zgodnie z warunkami technicznymi wydawców,

-         termin publikacji zostanie uzgodniony z Zamawiającym (sierpień 2019r.)

-         przekazanie Zamawiającemu 1 egzemplarza gazety z zamieszczonym artykułem.

4)    prezentacja budynku dla mieszkańców Gminy[1]:

•     Przygotowanie i przeprowadzenie przynajmniej jednej prezentacji budynku administracyjnego dla mieszkańców Gminy i całego województwa w celu upowszechniania wyników działania i eksploatacji budynku pasywnego.

1. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
   1. Kod CPV:

79342200-5 Usługi w zakresie promocji

1. Zamawiający informuje iż przedmiotowe zadanie, realizowane jest w ramach projektu pn.: „Budowa budynku administracyjnego w Rogowie”, który współfinansowany jest ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020, Oś priorytetowa IV Gospodarka Niskoemisyjna, Działanie IV.3 Ochrona powietrza, Poddziałanie IV.3.1 Ochrona powietrza - ZIT.
2. Ceny w złożonych ofertach muszą obejmować wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia.

IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Termin wykonania przedmiotu zamówienia - zgodnie z terminem realizacji promocji: do 31.08.2019 r.

V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU, OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

1. 1.   O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału
   w postępowaniu dotyczące:
2. a.   zdolności technicznej i zawodowej:

Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że wykonał w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, minimum 2 (dwie) usługi polegające na wykonaniu kampanii promocyjnych, reklamowych lub społecznych o wartości min. 50 000,00 zł brutto (pięćdziesiąt tysięcy złotych) każda usługa.

Wykonawca do oferty załączy dowody określające, czy te usługi zostały wykonane należycie.

UWAGA!!!

Zamawiający za kampanię promocyjną, reklamową lub społeczną uznaje zespół działań obejmujących co najmniej zaprojektowanie i wykonanie materiałów na potrzeby kampanii przeprowadzonej w prasie
oraz organizację przynajmniej jednej konferencji/spotkania/eventu.

VI. OPIS SPOSBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim w jednym egzemplarzu;
2. Oferta powinna być czytelna i napisana drukiem niezmywalnym, na maszynie, wydrukowana na drukarce lub napisana odręcznie czytelnym pismem;
3. Ofertę oraz wszystkie załączniki do oferty podpisują osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy;
4. Jeżeli oferta i załączniki zostaną podpisane przez upoważnionego przedstawiciela, jest on zobowiązany do przedłożenia właściwego pełnomocnictwa lub umocowania prawnego;
   1. Na kopercie /opakowaniu, tytule wiadomości email/ umieścić:

­     nazwę i adres Wykonawcy – dopuszcza się odcisk pieczęci z nazwą Wykonawcy

­     napis: Oferta na przeprowadzenie kampanii promocyjnej

­     Nie otwierać przed 17 maja 2019 r. godz. 15.00.

1. Oferta oraz pozostałe dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie załączników, winny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami co do treści. Wykonawca nie ma obowiązku załączenia wzoru umowy do składanej oferty

VII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: sekretariat@rogow.eu , faksem      na nr: 46-874 80 86,  poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście na  adres: Urząd Gminy w Rogowie do dnia 17 maja 2019 r. do godz. 15.00
2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

VIII. SPOSÓB OCENY OFERT

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

• Cena 80%
• Doświadczenie osoby skierowanej do realizacji zamówienia – 20%

Punkty otrzyma Wykonawca, który wykaże że dysponuje osobą skierowaną do realizacji zamówienia, która posiada doświadczenie w koordynowaniu wydarzeń/spotkań/eventów.

Wykonawca otrzyma 0% - gdy wykaże, że osoba skierowana do realizacji zamówienia koordynowała
0 wydarzeń/spotkań/eventów.

Wykonawca otrzyma 10% - gdy wykaże, że osoba skierowana do realizacji zamówienia koordynowała
1-2 wydarzeń/spotkań/eventów.

Wykonawca otrzyma 20% - gdy wykaże, że osoba skierowana do realizacji zamówienia koordynowała
3 i więcej wydarzeń/spotkań/eventów.

IX.        ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY określa wzór umowy – załącznik nr 2

X.         SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ Z ZAMAWIAJĄCYM:

1. Zamawiający ustala, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie bądź faksem lub drogą elektroniczną.
2. Do kontaktów z Wykonawcami uprawnieni są pracownicy:

Ryszard Bigoszewski, tel. 46-874 80 12 w.26, oswiata@rogow.eu

XI.        TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ:

Wykonawca związany będzie złożoną ofertą przez okres 30 dni przyjmując, że pierwszym dniem związania ofertą jest dzień otwarcia ofert.

XII.       ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO:

1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wezwania Wykonawcy do złożenia wyjaśnień w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
2. Zamawiający  zastrzega sobie możliwość wezwania Wykonawcy do uzupełnienia oferty o brakujące dokumenty w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
3. Zamawiający zastrzega możliwość unieważniania  zapytania ofertowego w przypadku braku wystarczających środków finansowych zarezerwowanych na jego realizację.

XIII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Podmiot, którego oferta zostanie wybrana;
2. Jeżeli firma, której oferta zostanie wybrana będzie uchylać się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.

Załączniki:

1. Wzór formularza oferty
2. Wzór umowy
3. Wykaz usług
4. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych pomiędzy Wykonawcą
   a Zamawiającym